Hoe richt je een kantoor opnieuw in naar een moderne werkplek?

Een kantoor bestaat tegenwoordig uit meer dan rijen bureaus en vaste werkplekken. Medewerkers werken deels thuis en komen naar kantoor om samen te werken, te overleggen en collega’s te ontmoeten. Een moderne werkplek speelt daarop in met passende ruimtes voor concentratie, overleg en ontmoeting, aangevuld met aandacht voor comfort, akoestiek en uitstraling. In dit artikel lees je uit welke bouwstenen zo’n werkomgeving bestaat en hoe je begint.

Begin bij je organisatie, niet bij het meubilair

De grootste valkuil bij een herinrichting en het creëren van een moderne werkplek is direct beginnen met het uitzoeken van meubels. Een goede inrichting begint bij de manier waarop medewerkers werken. Hoeveel mensen zijn dagelijks op kantoor en wat doen zij daar vooral: bellen, overleggen, geconcentreerd werken of klanten ontvangen? Een salesteam dat veel belt, heeft andere werkplekken nodig dan een financiële afdeling die vooral geconcentreerd werkt. Breng deze behoeften eerst in kaart, bijvoorbeeld door medewerkers en teams te bevragen. Bepaal daarna welke soorten werkplekken nodig zijn en hoeveel je daarvan wilt creëren.

De bouwstenen van een moderne werkplek

Bij het inrichten van een moderne werkplek komen deze zes elementen vaak terug:

• Vaste en flexibele werkplekken vormen de basis. Bij hybride werken zijn acht werkplekken per tien medewerkers vaak voldoende.
• Focusplekken en stiltezones voor werkzaamheden die rust en concentratie vragen;
• Belcellen voor telefoongesprekken en videovergaderingen, zonder collega’s in de open ruimte te storen;
• Verschillende overlegplekken, van een hoge tafel voor kort overleg tot een complete vergaderruimte met scherm en camera;
• Ontmoetingsplekken, zoals een loungehoek, koffiebar of leestafel, waar informeel contact tussen collega’s kan ontstaan;
• Een representatieve entree, de eerste indruk voor bezoekers én de binnenkomer voor je eigen personeel.

Niet elke organisatie heeft al deze onderdelen nodig. De juiste mix volgt uit de inventarisatie van werkzaamheden, bezetting en wensen.

Ergonomie: comfort dat zich terugbetaalt

Wie medewerkers graag op kantoor ziet werken, moet zorgen voor een werkplek die minstens zo comfortabel en goed ingericht is als thuis. Denk aan zit-stabureaus, ergonomische bureaustoelen die aansluiten op de NPR 1813-richtlijn, monitorarmen en voldoende daglicht. Een ergonomische inrichting helpt fysieke belasting te beperken en draagt bij aan comfortabel werken gedurende de dag.

Akoestiek: de stille kracht van een goede inrichting

In een open werkomgeving ontstaat snel rumoer. Goede akoestiek bepaalt daarom voor een groot deel de rust en het comfort op kantoor. Akoestische wandpanelen, plafondeilanden en scheidingswanden helpen galm te verminderen en geluid te absorberen. Ook speciaal uitgevoerde plantenbakken kunnen hieraan bijdragen.

Deze oplossingen zijn verkrijgbaar in veel kleuren, stoffen en vormen. Zo combineer je goede akoestiek met een inrichting die bij je organisatie past. Combineer harde oppervlakken met zachte, geluiddempende materialen. Dit helpt afleiding te verminderen en zorgt voor meer rust tijdens gesprekken en geconcentreerd werk.

Klaar voor hybride werken

Een moderne werkplek houdt rekening met collega’s die er niet zijn. Voorzie vergaderruimtes van een goed scherm, een camera en duidelijke audio. Vergaderruimtes met een goed scherm, camera en microfoon zorgen dat hybride overleggen prettig verlopen. Voldoende stroom- en aansluitpunten op elke plek maken het verschil tussen ergernis en gemak.

Wisselt de bezetting per dag sterk? Met een reserveringssysteem zien medewerkers vooraf welke werkplekken beschikbaar zijn.

Uitstraling: laat de inrichting je verhaal vertellen

Kleuren, materialen en vormgeving bepalen of de inrichting herkenbaar aansluit bij de identiteit van je organisatie. Een inrichting die aansluit op je huisstijl en identiteit zorgt voor herkenning bij medewerkers en bezoekers. Dat hoeft niet opvallend of uitbundig te zijn. Een consequente kleurlijn, natuurlijke materialen en enkele goedgekozen blikvangers zijn vaak al voldoende.

De voordelen van een moderne werkplek

De voordelen van een moderne werkplek zie je terug in het comfort, de productiviteit en het gebruik van de beschikbare ruimte.

• Medewerkers vinden voor elke taak de juiste plek – van focus tot overleg;
• Concentratie verbetert dankzij goede akoestiek en afgeschermde zones;
• Het kantoor wordt een reden om te kómen, in plaats van een verplichting;
• Dezelfde vierkante meters leveren meer op door een slimme indeling;
• De inrichting groeit mee: verandert een team, dan past de indeling zich eenvoudig aan.

Van plan naar een moderne werkplek

Trompenburg Interieurconcepten realiseert complete werkomgevingen voor kantoren, zorginstellingen, onderwijsorganisaties en overheidsinstellingen. We beginnen met een schouw op locatie en brengen in kaart hoe medewerkers en teams de werkomgeving gebruiken.

Op basis daarvan maken onze interieuradviseurs een ontwerp met een transparante begroting. Daarna verzorgen we de levering, montage en nazorg. Je hebt tijdens het hele traject één vast aanspreekpunt, van de eerste schets tot de oplevering.

Benieuwd wat een herinrichting kost? Lees ons artikel over de kosten van een kantoor opnieuw inrichten. Liever direct persoonlijk advies? Vraag dan een vrijblijvend adviesgesprek aan.